Implementacja MailStore Provider Edition w firmie handlowej zajmującej się sprzedażą okuć budowlanych do drzwi i okien

Firma handlowa specjalizująca się w sprzedaży okuć budowlanych do drzwi i okien, obsługująca zarówno klientów krajowych, jak i zagranicznych zmagała się z problemami związanymi z zarządzaniem i archiwizacją ogromnej ilości wiadomości e-mail. Brak spójnej polityki archiwizacji prowadził do przepełnienia skrzynek pocztowych, spadku wydajności systemów pocztowych oraz trudności w odnajdywaniu starych wiadomości e-mail. Ponadto, firma miała obowiązek spełnienia wymogów prawnych dotyczących przechowywania danych i możliwości ich odzyskiwania na żądanie.

Rozwiązanie: Zespół IT firmy postanowił wdrożyć MailStore Service Provider Edition, aby zcentralizować i zautomatyzować procesy archiwizacji poczty elektronicznej, poprawić wydajność systemu i zapewnić zgodność z regulacjami prawnymi.

Etapy realizacji:

  1. Analiza potrzeb:

    • Przeprowadzenie szczegółowej analizy obecnego systemu pocztowego i wymagań firmy dotyczących archiwizacji.
    • Zidentyfikowanie kluczowych problemów, takich jak przepełnione skrzynki pocztowe, trudności w odnajdywaniu starych wiadomości i konieczność spełnienia wymogów prawnych.

  2. Planowanie wdrożenia:

    • Opracowanie planu wdrożenia, który obejmował instalację i konfigurację MailStore Service Provider Edition, migrację danych oraz szkolenie użytkowników.
    • Zaplanowanie harmonogramu prac, aby zminimalizować zakłócenia w codziennej działalności firmy.

  3. Implementacja:

    • Instalacja MailStore Service Provider Edition na serwerach firmy.
    • Konfiguracja systemu archiwizacji poczty elektronicznej zgodnie z potrzebami firmy, w tym ustawienie reguł archiwizacji i okresów retencji.
    • Migracja istniejących wiadomości e-mail do systemu archiwizacji.

  4. Szkolenie i wsparcie:

    • Przeprowadzenie szkoleń dla zespołu IT oraz kluczowych użytkowników w zakresie korzystania z nowego systemu.
    • Zapewnienie wsparcia technicznego i monitorowanie systemu w celu wczesnego wykrywania i rozwiązywania potencjalnych problemów.

Korzyści dla klienta:

  • Zoptymalizowane zarządzanie pocztą elektroniczną:

    • Centralizacja i automatyzacja procesów archiwizacji znacząco poprawiła wydajność systemu pocztowego.
    • Redukcja obciążenia serwerów pocztowych i skrzynek użytkowników poprzez przeniesienie starszych wiadomości do archiwum.

  • Łatwy dostęp do archiwalnych wiadomości:

    • Użytkownicy zyskali szybki i łatwy dostęp do archiwalnych wiadomości e-mail bezpośrednio z poziomu klienta pocztowego lub przeglądarki internetowej.
    • Wyszukiwanie starych wiadomości stało się proste i szybkie, co zwiększyło efektywność pracy.

  • Zgodność z regulacjami prawnymi:

    • System MailStore Service Provider Edition zapewnia zgodność z wymogami prawnymi dotyczącymi przechowywania i odzyskiwania danych.
    • Firma może teraz łatwo dostarczać wymagane dane w przypadku audytów lub żądań prawnych.

  • Poprawa bezpieczeństwa danych:

    • Archiwizacja wiadomości e-mail w bezpiecznym środowisku zapewnia ochronę przed utratą danych.
    • Redukcja ryzyka związanego z uszkodzeniem lub utratą danych przechowywanych w lokalnych skrzynkach pocztowych użytkowników. Dzięki wdrożeniu MailStore Service Provider Edition klient znacznie usprawnił zarządzanie pocztą elektroniczną, poprawił wydajność systemu oraz zapewnił zgodność z regulacjami prawnymi. Nowy system archiwizacji nie tylko zwiększył efektywność operacyjną, ale także poprawił bezpieczeństwo danych oraz komfort pracy użytkowników.